Bélénos...
Voyez clair dans vos procédures !

Derrière toute activité, il y a des procédures : tâches administratives, gestion de dossiers,...
Elles sont manuelles ou automatisées et au bout de cela, il y a vous et vos collaborateurs.
Dans le meilleur des mondes, les procédures sont là pour faciliter le travail, pas pour apporter une charge supplémentaire...

Cette charge est sournoise : elle survient alors qu'on ne l'attend pas et sans même que l'on s'en rende compte.
Il suffit qu'un maillon de la chaîne ne joue pas pleinement le rôle que l'on attend de lui.
Pas question ici de malveillance ! La méconnaissance de ce rôle ou un outil mal maîtrisé et le grain de sable s'installe dans les rouages.

Et comme souvent vos objectifs sont orientés "résultats", vous avancez le nez dans le guidon pour les atteindre.
Sans avoir le temps de prendre le recul nécessaire pour voir où placer ces petites gouttes d'huile
qui vous permettraient de pédaler moins vite tout en ayant les mêmes résultats.

un autre éclairage sur vos procédures

L'objectif de la phase d'audit de procédures est de décrire le plus clairement possible la situation
de manière objective mais aussi subjective, selon le vécu de chaque personne impliquée.

Observation et écoute

sont les maîtres mots de cette démarche, axée sur l'humain et les relations humaines.

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Vos méthodes de travail

sont au centre des attentions ainsi que les outils que vous utilisez  et les résultats auxquels ceux-ci doivent vous amener.

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Éclairage extérieur

Bélénos apporte ce regard extérieur et cette vision "méta" sur votre fonctionnement quotidien.

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Repérer les grains de sable

qui grippent les rouages ainsi que les points de friction où il faudra placer la petite goutte d'huile est l'objectif ultime de cette démarche.

Un véritable plan pour vous et votre équipe

Le schéma permet de visualiser qui fait quoi et quand. Il permet à tout moment d'intervenit là où il le faut et quand il le faut. Il permet à chaque personne impliquée dans la procédure de situer son action par rapport à celles des autres.
Un peu comme une carte permet de suivre le bon chemin vers sa destination... ou de le retrouver lorsque l'on s'en écarte.

Définir les pistes d'amélioration

Basée sur ce schéma, l'étude stratégique ébauchera les pistes qui s'ouvrent à vous : optimiser les outils que vous utilisez déjà ou envisager ceux qui vous permettraient à vous et à vos collaborateurs d'être plus efficaces. Cela, en pleine connaissance de ce qu'ils requièrent en termes de compétences et de préparation… Et de coûts aussi bien sûr….

la carte de vos procédures

En matière de procédures, la phase stratégie procède d'un outil majeur : le schéma. Il récapitule à lui seul l'ensemble des mécanismes qui entrent en action lorsque vous et votre équipe pédalez nez dans le guidon vers vos objectifs.

C'est l'outil par excellence de la gestion des procédures !

et la lumière fut...

Repérer les grains de sable dans la mécanique, c'est une chose... mais pas une fin en soi. Comprendre ce qui grippe les rouages permet surtout de placer le plus efficacement possible la petite goutte d'huile là où il faut.

Le schéma a permis de réaliser la première étape. Dans la deuxième, il est utile de permettre à chaque rouage de comprendre son rôle dans l'ensemble de la mécanique... ou de lui permettre de maîtriser mieux encore les outils qu'il utilise pour mener ce rôle à bien. Et il y a un outil tout indiqué pour cela...

le mode d'emploi

Tout le monde sait ce qu'est un mode d'emploi : vous en avez tous lu un pour pouvoir faire fonctionner un aspirateur, robot de cuisine… ou utilisé pour monter un meuble Ikea ! Dans ce cas-ci, c'est pareil : le mode d'emploi se veut le plus détaillé et le plus clair possible - comme un plan de montage Ikea… et même mieux puisqu'adapté plus spécifiquement à l'utilisateur auquel il est destiné - pour servir de repère à chaque élément impliqué dans la procédure et lui permettre de performer au mieux dans les tâches qui lui incombent.